En plus de toutes les tâches inhérentes à la gestion de l’activité principale d’une entreprise, s’ajoute en général une charge administrative conséquente. 

Ce manque de temps induit par ce gaspillage administratif peut freiner la croissance de votre entreprise, vous faire perdre en efficacité et générer du stress, avec tout ce qu’il entraîne. (Perte d’énergie, de lucidité)

Et si finalement, la solution ne serait-elle pas de tout déconstruire pour créer de nouvelles bases adaptées à votre besoin, et uniquement au vôtre ? Créer un processus qui vous est unique, rempli de plusieurs procédures claires et efficientes ? Pour accroître votre performance, vos résultats, vous libérer de certaines de ces contraintes ?

Voici déjà quelques astuces qui pourraient vous être utiles pour avancer dans la réduction de votre charge administrative.

Casaela est là pour vous proposer un diagnostic gratuit, pour vous aider à sortir de ce labyrinthe dans lequel vous vous êtes enfermé malgré vous.

Ces voleurs de temps, silencieux et souvent insidieux, mais comment les identifier ?

C’est le moment d’analyser tout ce que vous faites au quotidien, depuis l’ouverture d’un fichier Excel (ou 2 ou 3 ?), à la saisie des rapports (pour qui ?), jusqu’au temps passé à récupérer un lien sur internet pour aller renseigner des infos obligatoires sur des sites officiels.

Certaines activités, comme la gestion des emails, la facturation manuelle, les déplacements inutiles ou les réunions trop longues, consomment beaucoup de temps sans forcément apporter une valeur ajoutée immédiate. 

Tant qu’à analyser toutes ces actions, pourquoi ne pas profiter de l’occasion pour aller noter la pénibilité et chronométrer chaque tâche ? Cette démarche Lean s’inscrit dans un vrai changement et une libération de vos chaînes administratives. Elle permet également – à terme – de valider une véritable amélioration de votre quotidien professionnel. Elle permet de cibler toutes les tâches qui ont de la valeur à vos yeux, celles qui n’en ont pas et d’y corréler une durée. Reste à vous de vous faire accompagner pour compresser au maximum celles qui ont le ratio Temps/pénibilité le plus important. A bas la charge administrative !

Maintenant que vous avez listé et analysé toutes ces tâches, il est temps de faire le tri et de prioriser. Armez-vous de post-it et classez ces tâches.

De nombreux outils numériques pour automatiser les tâches répétitives existent, mais vous ne savez pas comment les utiliser, n’avez pas le temps ni les compétences, encore moins prévu le budget à long temps pour investir ? 

Une bonne analyse et priorisation de vos besoins peut amener de réels changements dans votre quotidien, en utilisant simplement la logique. Il n’est pas nécessaire d’être informaticien, mais parfois se faire accompagner et déléguer certaines tâches devient nécessaire pour gagner du temps à long terme.

Cette méthode consiste à classer les tâches selon deux critères : leur urgence et leur importance. Les tâches importantes et urgentes sont à traiter en priorité, tandis que celles qui sont ni urgentes ni importantes peuvent être déléguées ou supprimées. 

Fixer des objectifs précis permet d’éviter la dispersion. En s’appuyant sur la méthode SMART (Spécifique, Mesurable, Atteignable, Réaliste, Temporel), vous pouvez mieux organiser vos priorités et avancer efficacement.

En cumulant ces 2 méthodes, vous avez toutes les clefs en main pour faire le tri et repartir avec une vision claire d’où vous êtes, où vous souhaitez aller et à quel rythme.

Alors oui, vous me direz, mais tout ce temps perdu qu’on arrive pas à quantifier, l’urgence logistique, les réunions qui n’en finissent pas, on fait comment ? Ils font aussi partie de cette charge administrative.

Déléguer est un levier puissant pour gagner du temps. Il est important d’identifier les compétences de chaque collaborateur et de lui confier des tâches en adéquation avec son profil. La délégation doit s’accompagner d’un suivi régulier pour assurer la qualité du travail. 

Et pourquoi ne pas sous-traiter certaines tâches? Listez toutes ces tâches qui vous prennent du temps, qui ne vous apportent aucune satisfaction et que vous pourriez facilement confier à un tiers. 

Analysez le temps consacré à celles-ci. Quel est le coût associé et quel serait le coût de les déléguer ? Le choix peut vite être fait.

Les réunions peuvent vite devenir chronophages si elles ne sont pas bien préparées. Limiter leur durée et ne convier que les personnes concernées permet d’être plus efficace. 

Envoyer un ordre du jour précis avant la réunion aide à cadrer les échanges et à atteindre les objectifs fixés. Il est également utile de prévoir un temps pour les questions et la prise de décisions.

Et surtout, repartir avec des notes claires, notamment sur les actions à mener et leur délai respectif.

On a tendance à l’oublier mais prendre soin de soi est essentiel pour assurer au quotidien, permettre au corps et au cerveau de suivre le rythme.

Le bien-être du dirigeant est un facteur clé de productivité. Prendre des pauses régulières, pratiquer une activité physique ou simplement s’aérer l’esprit permet de maintenir la concentration et d’éviter la fatigue mentale. A chacun son activité. Pour certains sportive, pour d’autres ludique, mais aussi spirituelle.

Savoir s’arrêter une heure – peu importe quand – peut in fine faire gagner le double du temps, voire plus.

Le surmenage peut entraîner un épuisement qui nuit à la performance. Savoir dire non, déléguer et équilibrer vie professionnelle et personnelle sont des éléments essentiels pour une gestion du temps durable. 

La chance du dirigeant de petite structure qui la plupart du temps travaille seul est de pouvoir s’aménager son planning plus librement, créer son propre mode de fonctionnement et de ce fait adapter ses tâches administratives à SON quotidien.

Gagner du temps passe par l’identification des tâches chronophages, la priorisation, l’automatisation, la délégation, l’optimisation des réunions, l’utilisation d’outils adaptés et le soin apporté à son bien-être. 

Il est important d’adopter ces bonnes pratiques pas à pas, en évaluant régulièrement leurs impacts. Avec de la discipline et des outils adaptés, chaque dirigeant de PME/TPE peut améliorer significativement sa gestion du temps et favoriser la croissance de son entreprise.

Et n’oubliez pas, Casaela est là pour :

• Vous aider à voir plus clair dans votre charge administrative
• Automatiser ce qui doit l’être (via des outils déjà existants sur le marché ou gratuits)
• Vous apporter une solution adaptée et pérenne.
• Vous former sur des outils simples pour vous aider à vous libérer du temps pour ce qui est le plus important : le coeur de votre activité.