Optimiser son organisation grâce au Lean et à l’Agile

On entend beaucoup parler de Lean management, principalement dans le monde de la production. Mais connaissez-vous le lean appliqué à la bureautique ?

Lean office, réduire le multitâche pour se concentrer sur votre coeur de métier

Casaela, votre artisan Lean Office en Alsace.

Le Lean Office est un ensemble de procédés permettant littéralement d’ « amaigrir » votre charge administrative.
Il s’agit d’une véritable démarche d’amélioration continue qui repose sur 5 étapes que sont les 5S :

Trier, Ranger, Nettoyer, Standardiser et Maintenir.

Cette démarche est ici appliquée à votre organisation bureautique, et non plus à votre atelier de fabrication.
Une automatisation personnalisée peut augmenter votre productivité de manière exponentielle.
Qu’il s’agisse d’optimiser vos flux amont ou aval, de retirer le gaspillage dans vos processus d’achats ou de facturation, bon nombre de tâches peuvent être analysées et optimisées.

Vous l’aurez compris, nous parlons ici d’une réelle introspection professionnelle.
Se poser les bonnes questions.

C’est là qu’un oeil extérieur et avisé est fort utile pour vous aider à faire le tri, et surtout à créer des solutions adaptées à votre problématique. Offrez-vous les services d’un chef de projet pour piloter votre transformation digitale.

Besoin ponctuel ? c’est par ici
Le Lean administratif est un chemin long mais efficace

Exemple concret

Vous passez 4 heures par semaine à traiter votre comptabilité (de l’enregistrement des factures, à leur envoi, en passant par la réception des paiements etc).

Sachez que vous pourriez probablement automatiser certaines de vos tâches, notamment l’envoi, les validations internes ou encore votre procédure.

Faîtes un rapide calcul du temps que vous pourriez gagner en économisant rien qu’une demi-heure par semaine.

26H par an, soit 2 à 3 jours de travail sur l’année…

Temps que vous pourriez passer à chercher des clients, ou à profiter de vos proches.

Pour qui ?

Chaque individu qui passe du temps sur des tâches administratives est potentiellement concerné.

Vous êtes patron de PME et vous voyez que vos équipes administratives sont sous l’eau ?

Vous êtes auto-entrepreneur et vous souhaitez réduire le temps passé sur ces tâches ? Qu’il s’agisse de comptabilité, de gestion de stocks ou encore de tâches administratives, chercher des solutions innovantes même pour une société à taille humaine peut être un levier de croissance.

Vous travaillez pour une société et vous voyez bien que certaines tâches sont sans valeur ajoutée et le temps qui y est consacré pourrait l’être à d’autres sujets bien plus passionnants ?

Evidemment, plus il y a de volume, plus on peut gagner du temps.
Mais ça ne veut pas dire que l’on ne peut pas aider une petite structure. J’ai récemment réduit de 80% la charge de travail d’une dirigeante de TPE (soit 3 jours par mois de gagné).

En clair, que vous fassiez partie d’une multinationale, d’une PME, ou d’une TPE, je peux vous venir en aide.

De nombreuses approches sont possibles en lean administratif

Pourquoi je suis la bonne personne sur le sujet ?

J’ai occupé beaucoup de postes différents au sein de la même multinationale.

Ma connaissance n’est pas théorique.
Elle est terrain.

J’ai fait de la recherche de gain de temps mon cheval de bataille. Mon violon d’Ingres. Ma madeleine de Proust. Vous avez compris le concept. Vous faire gagner du temps et à terme un max d’argent m’amuse.

Notamment sur les sujets suivants: logistique (ma formation initiale), achats, analyse de données, mise en place de logiciels dans des pays étrangers, optimisation des ERP (CEGID+SAP+ORACLE+NAVISION) , gestion P2P (procure to pay : tout le flux achats y compris la facturation)

Véritable couteau suisse, je sais écouter, comprendre les points bloquants, adapter les solutions non seulement d’un point de vue technique, mais surtout humain.

Et je creuse.
J’aime comprendre comment tout fonctionne, pourquoi les choses sont faites de telle sorte. Et parfois, des surprises sont au rdv. Ce qu’on fait par habitude est-il encore utile ?

Au final, le plus important est qu’il y ait une vraie adhésion aux solutions proposées.
Que les équipes soient impliquées dans le changement.

Vous voulez profiter de mon experience ?

Comment ça se passe ?

C’est la taille du chantier qui va déterminer le temps consacré au projet d’optimisation. (d’une demi-journée à plusieurs semaines)
Retrouvez mon article sur la méthode Agile : https://casaela.fr/methode-agile-optimisations-administratives-ou-lean-office/

J’aime attaquer le démêlage de la pelote de laine par une personne et rayonner autour.
Certainement parce que j’ai toujours procédé de cette manière dans les postes que j’ai occupés.

Vous avez sans doute dans votre équipe LA personne pivot qu’il faut décharger, n’est-ce pas ? Peut-être est-ce vous ?

Je tire une leçon de mon expérience professionnelle, notamment grâce à l’intervention de tous les cabinets de consulting rencontrés.
La voici : mieux vaut partir du bas pour appliquer de vrais changements pérennes dans le temps, plutôt que naviguer en surface et stopper le projet après plusieurs mois parce que le budget est dépassé.

Vous retrouverez les étapes dans l’article consacré au lean présent dans le carousel en bas de page 🙂

Le plus ? Même si je suis basée en Alsace (juste à côté de Colmar), j’interviens partout en France sur devis.

quel membre de votre équipe allez-vous soulager ?
Lean office à Colmar

Combien ça coûte ?

Encore une fois, tout dépend du temps consacré.
Je réalise en amont un audit (environ 2H pour la charge d’une personne).
Et je propose des solutions personnalisées.
Si les solutions proposées ne me prennent que 2 heures de développement, vous serez facturé de 2h de travail. Pas plus

S’il y a des développements informatiques à prévoir (par exemple modifications complexes Excel, programmes spécialisés en vba), un devis sera établi en fonction de la complexité de la solution.

Je ne m’engage que sur ce que je peux livrer.

TOUS sans exception ! Dès lors que des tâches administratives de masse sont concernées (facturation, mails, planning, stocks...) , il est possible d'entreprendre des travaux d'optimisation.

Tout logiciel est personnalisable en fonction de vos processus uniques. Vous avez l'impression de perdre du temps, et de ce fait de la réactivité à cause d'un CRM / ERP non optimisé ? Ce n'est pas une fatalité !

Vos flux logistiques méritent une meilleure gestion.

Cette réforme va avoir un impact non négligeable sur les petites structures non préparées. Je vous aide dans le paramétrage de vos outils digitaux. Pour que la gestion de vos commandes, de vos factures et de vos stocks soit la plus fluide possible.

Etablissons ensemble un plan d'actions adéquat !

Et si on en discutait ?

Profitez d’un entretien gratuit et sans engagement de 30 minutes pour faire le point sur vos besoins.

Pour me contacter, c’est par ici

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