Optimiser sa TPE grâce au lean office : cas concret expliqué

Quand on gère une TPE ou une PME et qu’on a la tête dans le guidon toute la journée, on a tendance à ne pas imaginer que des solutions simples existent pour gagner un nombre non négligeable d’heures par semaine.

On oublie aussi que si on en arrive au goulot d’étranglement, la question de l’embauche de personnel pour compenser va se poser. Le lean office peut vous permettre d’éviter toutes ces contraintes, et vous libérer le temps qui vous manque.

Sans compter l’économie financière que ça va vous apporter à très court terme.

Ainsi que la baisse de votre charge mentale.

Cet article retrace dans le détail un mini-projet Lean qui peut vous aider à mieux optimiser votre organisation.

Le tout sans bla bla et termes compliqués.

Pour que vous puissiez vous concentrer sur VOTRE essentiel.

Déjà c’est quoi le Lean ?

Avant toute chose, qu’est-ce que le lean ? ou lean administratif, ou lean bureau, ou lean in office, ou lean services supports ?

Tous ceux qui ont déjà mis les pieds dans une usine auront déjà entendu parler du lean management, à savoir éliminer le gaspillage sur les unités de production.

La méthode 5S, Agile et compagnie sont des incontournables de l’univers Lean.

Le Lean office est simplement la même méthodologie adaptée et appliquée aux services supports.

Ainsi, les services administratifs, logistiques, ou encore financiers se voient épurés grâce à une approche logique et sensée.

Parce qu’au final le lean qui perdure c’est ça : une méthodologie mise au service du bon sens, et une amélioration continue qui perdure dans le temps et économise du temps et de l’énergie à vos équipes (ou à vous)

Et ce que beaucoup de monde ignore, c’est que le lean office n’est pas réservé aux grandes structures.

Les TPE ont également des bénéfices à en retirer.

Bonus ? Les projets sont très faciles à mettre en oeuvre à cause du champ d’action réduit.

Description d’un cas TPE

Le cas qui vous est présenté ici est un cas réel, fait avec une vraie personne en Octobre 2025.

Ma cliente était une indépendante qui propose des prestations d’orientation professionnelle à distance.

Elle a en moyenne 6 nouveaux clients par mois.

Certification Qualiopi oblige, chaque client nécessite au bas mot les 8 blocs d’actions qui suivent :

1. Premier mail pour une prise de contact
2. Second e-mail pour envoyer le contrat et divers documents
3. Réception du contrat validé – saisie et enregistrement dans vos fichiers
4. Troisième e-mail pour convocation / attestation etc…
5. A la fin de la prestation, synthèse du bilan avec certification de réalisation
6. Questionnaire de satisfaction à envoyer dans un nouveau mail
7. Suivi des documents de clôture dans vos fichiers
8. Suivi après plusieurs mois (sous forme d’envoi de mail puis de discussion orale)

Toutes ces tâches administratives sont redondantes, et là où vous voyez de l’administratif sans fin, moi j’y vois une source immense d’optimisations.

Tout est structuré, tout a un sens. Un schéma se dessine immédiatement dans mon esprit.

Un projet Lean orienté TPE/PME, comment ça se passe ?

Dans les grandes structures dont je faisais partie avant de partir voler de mes propres ailes en tant que consultante indépendante (mais je me vois plutôt comme artisane), ce type d’optimisation faisait partie d’un projet bien plus grand de structuration des services supports : cela prenait parfois la forme d’un immense programme.

Le programme était articulé sur tous les axes, qu’ils soient financiers, logistiques, achat, etc. Des centaines de personnes étaient parfois concernées directement. Indirectement ? Des milliers.

Mais dans cet exemple précis ? On ne parle que d’une personne. Ou d’un nombre très limité.

Alors pas besoin d’écrire de project charter, ni de plan ou autre document indigeste, il faut juste se pencher sérieusement sur ce que la personne fait.

Et remonter ses manches. (enfin surtout ouvrir ses oreilles)

Simplifions tout ça : ci-dessous les phases de réalisation en détail :

Phase 1 : l’audit (ou écoute active)

Cette phase est la plus importante à mon sens. Déjà, elle permet d’appréhender l’être humain qui va profiter de ces améliorations. En tant qu’analyste d’affaires, mon rôle a toujours été de placer l’humain au centre des discussions.

Dès lors que 10 personnes doivent faire la même tâche ? On se retrouve avec 10 manières de faire.

Donc cet audit ? Primordial. Il permet de constater plusieurs choses :

Analyse de l’existant :

Je note tout ce que vous faîtes. Dans quel ordre et combien de fois.

Quand je dis tout, c’est tout.

Le moindre clic est enregistré.

Les informations qui sont reportées d’un fichier à l’autre, le nombre de fichiers concernés, où ils sont stockés, comment ils s’appellent, les navigations d’une application à l’autre (Excel, Word, Outlook pour Microsoft, mais pas que), les temps d’attente, etc…

Les recopies des mêmes informations. Les doublons. Je note tout ce qui pour moi peut s’assimiler à du gaspillage de vos ressources en temps.

La façon dont vous faîtes les choses est primordiale.

C’est important pour la suite.

Analyse du temps consacré à chaque tâche

Ensuite ?

Je vous demande combien de temps chaque bloc de tâche vous prend.

Pourquoi ? Parce qu’on est tous si différents face à la charge administrative.

L’envoi du même e-mail peut prendre de 2 à 30 minutes selon les personnes.

Et c’est ok.

On est tous plus ou moins à l’aise avec l’informatique. On aime tous plus ou moins ça aussi.

Cette phase sert donc à quantifier le gain potentiel de temps global.

Où mettre les efforts. Sur quoi appuyer. Que laisser de côté. Soit parce que mon estimation du gain de temps potentiel serait insignifiante, soit parce que c’est une tâche qui vous apporte quelque chose.

Et n’en déplaise à certains, toute cette analyse de l’humain, l’IA, aussi évoluée qu’elle soit, ne la fera JAMAIS.

Analyse du pourquoi

Mon préféré. Pourquoi on fait telle ou telle chose ?

Pourquoi on les fait dans cet ordre ?

Pourquoi à cet instant de la journée, de la semaine ?

Le pourquoi aura un impact très important pour la solution proposée.

En réalité, tous ces aspects sont analysés dans la même phase d’audit.

Phase 2 : L’analyse de fond et la livraison

C’est là que je commence le travail de fond et mon analyse.

Cette phase peut prendre quelques jours de réflexion. (jours qui ne sont jamais facturés dans leur intégralité)

Analyse des process existants en profondeur

Je reprends mes notes et je mets tout en forme. Au besoin, je créée des logigrammes pour visualiser les flux.

Je quantifie alors les différentes actions et je détermine celles qui auront le plus d’impact.

Ce décorticage des tâches peut prendre quelques heures mais il permet d’avoir une meilleure vue d’ensemble.

Elaboration des solutions

En fonction des tâches concernées et du temps à faire gagner, je finalise ma proposition en vous présentant la solution proposée (sous forme de devis final)

Ce devis associe coût de la solution, détail, mais surtout temps estimé gagné en s’engageant sur la solution.

Dans le cas que nous évoquons dans cet article, j’ai proposé les évolutions suivantes :

1. Création d’un suivi Excel global qui pilote toutes les actions
2. Au départ de ce fichier; création des automatisations Excel pour les créations de fichiers personnalisés avec les variables propres à chaque client (macros VBA en l’occurrence)
3. Envoi des mails en automatique avec les pièces jointes modifiées et converties dans le bon format
4. Suivi du chiffre d’affaires automatisé

Livraison de la solution

La livraison de cette solution ultra-personnalisée se fait en prenant le temps, avec un mode opératoire détaillé.

Les économies de temps sont visibles de suite.

Un accompagnement est également prévu ; avec des correctifs éventuels.

Et bien évidemment, des modifications (sur devis) peuvent se faire.

Nos entreprises évoluent, les solutions doivent également évoluer avec le temps.

Tarifs d’une prestation Lean administratif

Ils sont très variables d’un projet à un autre.

Déjà, vous pourrez en avoir une estimation au terme des 30 minutes que je vous offre lors de la prise de contact.

Si je peux vous aider (encore une fois, je ne m’engage que lorsque je sais que mon aide sera importante), je vous propose un audit de 2 heures.

Si le devis final est signé, cet audit est compris dans le tarif final.

Sinon, seul le devis vous sera facturé.

Ma facturation est simple. Elle se fera au prorata du temps consacré au projet.

De 200 à 2000€, voire plus ? tout dépend de ce qu’il y a à faire pour vous simplifier la vie.

Retour sur investissement

Il est systématique. Avant de vous proposer une solution, nous évaluons ensemble le temps gagné vs le coût du projet.

Dans l’exemple ci-dessus, on parle d’une journée de liberté par mois.

Mon travail aura quel impact sur vous au final ? Les bénéfices ne sont pas que financiers, on parle ici :

• Du temps de gagné (une demi-journée par mois, plus ?)
• De la charge mentale libérée
• Des données fiables (un coup de fatigue et on fait vite des erreurs)
• De la non-nécessité de devoir embaucher ? (vous avez déjà calculé le coût d’un employé, même au SMIC ?)
• Et c’est déjà pas mal 😉

Le Lean office est un booster de temps et de précision. Il permet non seulement de se libérer du temps, mais du temps de qualité.

Oui, des logiciels peuvent vous prendre telle ou telle tâche, mais :

• Quid des choses qui font que votre business est si unique ?
• Quid des forfaits qui s’accumulent tous les mois ?
• Quid des statistiques que vous devez toujours établir à la main ?
• Quid de votre confidentialité ? (on en parle pas assez je trouve, mais confier votre business à une IA, c’est prendre le risque de voir vos secrets révélés à plus ou moins long terme, signer une clause ne me pose aucun problème)

Ma double casquette de business analyst et de data analyst est en véritable atout dans la structuration de vos données et dans l’élaboration d’un véritable plan pour l’avenir.

Envisager une collaboration sur plusieurs niveaux est aussi envisageable. Mes compétences d’analyste data peuvent compléter une solution lean. Y avez-vous déjà songé ?

Grâce – entre autres – au lean office, je peux vous aider à devenir plus performant, et à économiser non seulement votre temps, mais surtout votre argent.

En tant que patron, le temps est une denrée rare, et le contrôle important pour vous ? Mes services vous apporteront les deux !