Lorsque l’on parle de réduction des tâches administratives, le Lean Office ne peut être ignoré. C’est même – à l’instar de Mr Jourdain – ce que l’on fait déjà sans savoir comment ça s’appelle.

Mais si on s’amuse à cumuler le bon sens d’une analyse poussée des processus en place et une approche informatique – plus technique – , alors on peut s’attendre à atteindre des sommets en terme de gain de temps et d’efficacité.

Vous ou vos équipes accomplissez vos tâches à la chaîne, sans vous poser de questions ? Vous avez l’impression de toujours faire la même chose, sans arrêt ? Les mêmes clics ? Les mêmes saisies qui se répètent ?

Que vous travailliez sur un système d’informations reconnu comme SAP ou CEGID, ou que vous n’utilisiez que le pack Office de Microsoft, je peux vous accompagner dans l’évolution nécessaire et alignée de votre activité administrative. Certains clics ne sont pas une fatalité, loin de là.

Voici les étapes qui vont tout changer dans votre organisation, et vous offrir la possibilité de passer à des tâches à valeur hautement plus ajoutée.

Etape 2 : Repérer les schémas récurrents

Admettons que vous passiez des commandes d’achat pour plusieurs services de votre entreprise.

Sauf que le premier service vous envoie un PDF pour exprimer son besoin, pour le second, les articles ne sont pas tous créés (alors tout doit être adapté) , et pour le dernier, tout est renseigné dans l’outil mais aucun système d’approbation n’est en place.

Là où vous voyez 3 processus différents et des créneaux de travail différents (qui se cumulent), moi je vois un schéma récurrent et un processus unique se définir.

Pour vous aider à y voir plus clair ? Crééz des logigrammes, dessinez ce qui se passe, mettez des notes sur ces schémas, appropriez-vous les.

Un arbitrage des bonnes pratiques sera certainement nécessaire, soit par vous, soit par une gouvernance (le CODIR de votre organisation par exemple).

Un seul flux de commande, c’est :

Etape 3 : Visualisez !

Rien ne vaut un joli dessin. Aujourd’hui, de nombreuses applications de bureau permettent une création de logigramme rapide.

Pour ma part, j’utilise Visio (microsoft) mais Signavio est puissant, et un Outlook peut faire l’affaire.

Ces logigrammes permettront d’un coup d’oeil de voir les points communs et les ruptures dans vos processus existants.

Le flux cible sera beaucoup plus simple à mettre en place, et la proposition sera déjà prête pour une éventuelle présentation à vos pairs.

Etape 4 : les quick Wins

Ce que j’appelle un Quick win ? une optimisation qui vous saute aux yeux et qui est facile à mettre en oeuvre. Je m’explique :

Exemples de quick wins

Les wins en question (dans le même ordre)

Le temps imparti aux Quick wins

Qui dit Quick win dit Quick!

Ces Quick Wins vont prendre 15 minutes chacun à mettre en place, mais faîtes le calcul du temps économisé sur 1 mois, 1 an… Si vous faîtes 20 commandes par jour, même si on vous fait gagner 15 secondes par action, à la fin de la journée on est à 5 minutes, 25 / semaine, environ 20 heures sur une année…

Sans compter le risque d’erreur, la meilleure réactivité en cas de surcharge etc…

C’est faramineux !!

Et évidemment, les grosses optimisations vont sans doute écraser certains des Quick wins, mais les grosses optimisations prennent du temps à se faire, et engager le changement avec vos équipes par de petites améliorations permet d’embarquer les personnes concernées.

C’est un élément à ne pas négliger.

Etape 5 : on planifie la suite

Maintenant que l’on sait quoi faire, il faut planifier. Et là, ça se complique parce que plusieurs éléments vont rentrer en ligne de compte :

Beaucoup d’interrogations et des réponses qui parfois arrivent au compte-goutte.

S’il est vrai qu’un projet Lean office est dense, il ne s’agit au final que d’une suite logique d’actions et de procédures qui ont un but précis et qui doivent le conserver.

Un avis extérieur et objectif est très souvent utile et peut vous faire économiser un temps de réflexion considérable.

Je peux – de part mon expérience – vous apporter mon aide pour restructurer votre organisation dans les meilleures conditions.

Mon approche lean et technique (Key User CEGID XRP U et SAP entre autres ) vous apportera un panel de solutions personnalisées.